Beschrijving verwerking persoonsgegevens bij de Historische Kring Dalfsen (HKD)
A. Gegevens uit de leden- en contributieadministratie
Grondslag voor het verwerken van deze persoonsgegevens
De Historische Kring Dalfsen is een vereniging met leden. Zij stelt zich ten doel de belangstelling voor de geschiedenis van Dalfsen bij de leden, de overige inwoners en alle anderen die zich bij Dalfsen betrokken voelen, te bevorderen en gegevens vast te leggen over de historie van Dalfsen. Dit onder meer door middel van onderzoek en door het uitvoeren en organiseren van andere activiteiten. Onder Dalfsen wordt verstaan het grondgebied van de voormalige gemeente Dalfsen, dus inclusief de kernen Lemelerveld, Oudleusen en Hoonhorst.
Om dit doel te bereiken worden onder meer de volgende activiteiten ondernomen:
- Het uitgeven van het verenigingsorgaan “Rondom Dalfsen” en het meewerken aan andere publicaties.
- Het samenwerken met andere organisaties, die een doel van gelijke strekking nastreven en dat doel op een overeenkomstige wijze trachten te bereiken.
- Het geven van voorlichting, het houden van lezingen en het verstrekken van informatie aan haar leden en andere belangstellenden.
- Het organiseren en ondersteunen van, dan wel het meewerken aan, projecten en activiteiten van geschiedkundig belang.
- Het aanleggen en in stand houden van een verzameling historisch materiaal ten dienste van bovenstaande activiteiten
- Het financieel gezond houden van de vereniging en het voeren van een goede financiële en ledenadministratie
- Het zorgen voor een goede sfeer en cultuur binnen de vereniging, zodat leden zich thuis voelen
De Historische Kring Dalfsen is sinds 1 september 2014 gevestigd in het Historisch Centrum Ab Goutbeek in de Trefkoele+.
a. Persoonsgegevens bij aanmelding als lid
Bij de aanmelding van een nieuw verenigingslid op een daartoe door hem of haar ingevuld en ondertekend formulier worden uitsluitend de volgende gegevens vastgelegd in de administratie:
- Naam
- Adres
- Postcode en woonplaats
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Datum start lidmaatschap
- IBAN bankrekeningnummer
b. Afmelden
Wanneer het lidmaatschap wordt opgezegd wordt de datum van de opzegging vastgelegd. Wanneer de contributie in dat jaar al is betaald is die datum 31 december van dat jaar, tenzij men met onmiddellijke ingang opzegt. Bij overlijden geldt dit laatste ook.
c. Verwijdering van de gegevens
Periodiek en tenminste 1 maal per jaar worden alle gegevens van in het voorgaande jaar afgemelde leden verwijderd uit de administratie, tenzij er achterstanden in te betalen contributie zijn. Indien leden dit wensen zal die verwijdering binnen een maand na die wens worden uitgevoerd, tenzij er sprake is van achterstanden in de contributie.
d. Gebruik van de gegevens
De onder a. vermelde gegevens zijn binnen de vereniging noodzakelijk voor:
- Het innen van contributie via acceptgirokaarten of via automatische incasso, waarvoor het lid schriftelijke toestemming heeft gegeven
- Het toesturen van het verenigingsblad Rondom Dalfsen
- Het printen van de adresstickers voor de verspreiding van het blad
- De postzendingen door Sono. Daartoe is met Sono een verwerkingsovereenkomst gesloten waarin geregeld is dat de via de mail toegestuurde namen en adressen louter voor dit doel mogen worden gebruikt
- Vermelding van namen, telefoonnummers en e-mailadressen van redactie en bestuursleden in het colofoon van Rondom Dalfsen, ten behoeve van de bereikbaarheid door leden en belangstellenden
- Interne communicatie tussen actieve leden in werkgroepen. Daartoe wordt een overzicht gemaakt van naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres
- Voor de jaarlijkse Raboclubactie worden door de penningmeester de emailadressen van leden gebruikt om hen aan te sporen mee te doen tbv de HKD
e. Maatregelen om oneigenlijk gebruik van persoonsgegevens tegen te gaan
- Toegang tot gegevens beperken. De leden- en contributieadministratie zijn alleen toegankelijk voor de ledenadministrateur en de penningmeester. Wanneer een van hen voor enige tijd uitvalt wordt de voorzitter daarvan in kennis gesteld en wordt hem ook toegang verleend.
- De door de ledenvergadering benoemde 2 leden van de kascommissie hebben desgewenst toegang tot de financiële administratie.
- De leden- en contributieadministratie wordt op een aparte applicatie bijgehouden, beschermd met wachtwoorden.
- De aanmeldingsformulieren worden door de ledenadministrateur gescand en opgeslagen.
- Leden van de HKD wordt via de website en het bulletin gewezen op het bestaan van nieuwe privacyregels van de HKD
- Bij mailen naar groepen leden wordt zoveel mogelijk van de bcc-regel in Outlook gebruik gemaakt
- Gegevens van groepen van leden worden niet buiten de vereniging verstrekt.
- Periodiek worden er back ups gemaakt van de leden- en contributieadministratie. Deze worden uitsluitend gemaakt door de ledenadministrateur en de penningmeester. Opslag vindt plaats buiten de computers waarop de administratie wordt gehouden.
f. Organisatorische maatregelen
- De vereniging heeft een contactpersoon privacywetgeving aangewezen: Jan Sibelt
- De privacyregeling is bij alle bestuursleden verkrijgbaar
- Op de site wordt een privacyverklaring gezet via welke de privacy regels ingezien kunnen worden
- Op het aanmeldingsformulier komt ook een privacyverklaring
- De HKD heeft een beperkt aantal sleutels van het Historisch Centrum
- De coördinatiecommissie houdt het bezit bij.
- Gegevens van groepen leden die gebruikt worden voor onderlinge communicatie worden in mailverkeer verzonden via het mailadres van de werkgroepen of via bcc. Dit wordt aan de werkgroepen meegedeeld.
g. Rechten van leden
Alle leden hebben het recht op inzage van hun persoonlijke gegevens die in de administratie staan. De ledenadministrateur en de penningmeester laten deze gegevens desgewenst zien.
Verzoeken om wijziging van deze gegevens worden binnen een maand na het verzoek uitgevoerd. Dat geldt eveneens wat betreft verwijdering, tenzij er sprake is van nog niet geïnde contributie.
h. Datalek
Een datalek is een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens, die per ongeluk of met opzet leidt tot vernietiging, verlies of ongeoorloofde verstrekking van of toegang tot die persoonsgegevens.
Wanneer een lid meent dat daarvan sprake is, wordt dit gemeld bij de contactpersoon privacywetgeving.
B. Gegevens die bij historisch onderzoek worden gebruikt
Grondslag voor het verwerken van deze persoonsgegevens:
De HKD doet onderzoek naar de geschiedenis van (de oude gemeente) Dalfsen. Dat houdt ook in de geschiedenis van de bewoners van dit gebied.
Dat kan bij bepaalde onderzoeken en inventarisaties betekenen dat er persoonsgegevens van overleden en/of nog levende personen vermeld zijn.
De HKD krijgt van diverse mensen en instanties archiefmateriaal aangeboden. Dat betreft vaak foto’s, familiebescheiden en documentatie van verenigingen etc. Deze worden geregistreerd en/of gescand en in het fysieke en/of digitale archief van de HKD opgenomen.
Maatregelen om onjuist gebruik van deze gegevens tegen te gaan
- Alleen werkgroepleden hebben toegang tot het archief
- Het fysieke archief is alleen via de sleutelbezitters te openen
- De digitale bestanden zijn alleen via een wachtwoord te benaderen
- Dit wachtwoord zal geregeld gewijzigd worden
- Mogelijke publicaties door werkgroepleden of derden in Rondom Dalfsen, zullen door de redactie aan een privacy risicotoets worden onderworpen
- Bezoekers mogen alleen onder begeleiding van een werkgroeplid bestanden raadplegen. Van die raadpleging wordt een aantekening gemaakt. Die aantekening bestaat uit: wie raadpleegt welke bestanden en wie is de begeleider.
- Bij het maken van afschriften door niet-actieve leden van gegevens zal, als die ook persoonsgegevens bevatten, een verklaring worden getekend dat die gegevens niet mogen worden gepubliceerd.
C. Klachtenrecht
Verzoeken of klachten met betrekking tot het gebruik van persoonsgegevens kunnen worden gericht aan het bestuur van de HKD. Te bereiken via de mailadressen voorzitter@historischekringdalfsen.nl of secretariaat@historischekringdalfsen.nl .
De klager krijgt schriftelijk of via de mail bericht over de behandeling en het resultaat van de klacht.
Indien de betrokkene het niet eens is met de uitkomst kan hij/zij zich richten tot de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374 , 2509 AJ Den Haag.
Jan Sibelt , 28 augustus 2018